Wat is documentbeveiliging?

Documentbeveiliging is het vernietigen van papieren of digitale informatiedragers. In de volksmond ook wel: papier vernietigen, versnipperen, shredden, archiefvernietiging of spagetti-en of macroni-en. Wij gebruiken daarvoor een papiervernietiger, versnipperaar, shredder, documentbeveilliger, spagetti-vreter of wat we het ook noemen - het gaat om uw en andermans privacy en veiligheid.

Uw afval: een goudmijn voor misbruik?
Het is een feit dat uw afvalbak zowel op kantoor als thuis informatie bevat die een goudmijn is voor "snuffelaars". Onbedoeld werpen mensen veel informatie weg. Denk maar eens aan zaken zoals persoonlijke aantekeningen, concept accountants verklaringen, proefbalansen, persoonsinformatie van cliënten, e-mail berichten, correspondentie, bankafschriften, overige financiële stukken, personeelsinformatie, vertrouwelijke memo's, etc.
Zonder een documentbeveiliger bent u een open boek voor iedereen die op zoek is naar informatie. Uw complete profiel kan men zo uit het papierafval halen. Het is zelfs zo dat dit een bekende recherche techniek is, bekend bij elke detective, spion of iemand anders die uw concurrent, medewerker of ex-employee zouden kunnen zijn. Met een gezonde dosis oplettendheid en een kleine investering in een juiste documentbeveiliger, verzekert u zich ervan dat zowel uw persoonlijke als zakelijke informatie niet kan worden misbruikt!

Wet Bescherming Persoonsgegevens
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (2001)heeft betrekking op elke organisatie. Deze Europese wet wil de privacy van iedere burger beschermen.
Overal waar persoonsgegevens verzamelt, verwerkt, opgeslagen, of vernietigd worden, dient men rekening te houden met passende maatregelen. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) ziet toe op de naleving en heeft in korte tijd aan vele organisaties een boete opgelegd.

Vernietiging
De wetgever vraagt van organisaties dat zij hun documenten classificeren in 3 niveaus. Vanaf niveau 2 dient alle persoonsinformatie vernietigd te worden en wel zo dicht mogelijk bij de bron. Veel organisaties laten hun papier met informatie door derden afvoeren zonder enige vorm van informatiebeveiliging. Hierdoor nemen zij een groot risico t.a.v. de aansprakelijkheid. Een analyse zal snel aantonen dat het afbreukrisico niet opweegt tegen de maatregelen die men kan treffen om informatie te beschermen en de integriteit van de organisatie te bewaken.
Daarnaast zijn er weinig of geen archiefinzamelaars die het papier, voorzien van informatie, volgens de daarvoor afgestemde DIN klasse vernietigen. Hierdoor blijft veel van de informatie leesbaar waardoor misbruik mogelijk is

Internationale DIN normering
Wist u dat er een internationale veiligheidsnorm 32 757-2 bestaat om documenten te beveiligen? In 1995 heeft het Duitse Instituut voor Normering (DIN) een vernieuwde internationaal erkende norm vastgesteld voor het beveiligen van gegevensdragers w.o. papier en andere data dragers. Men heeft 5 veiligheidsklassen vastgesteld die uitgaan van de snipperoppervlakte en het soort gegevensdrager. Hoe hoger de vertrouwelijkheid, des te kleiner de snippergrootte.

Wij adviseren u om deze norm te hanteren voor al uw informatie die beveiligd dient te worden. Ook als u extern vernietigt, is deze norm van belang. Neem contact op met ons als u twijfelt.

Terug naar het nieuwsoverzicht